Chủ trọ ở Đà Lạt: quản lý dãy phòng miễn phí

Cuối tháng của nhiều chủ trọ ở Đà Lạt là một buổi đi từng phòng ghi số điện, số nước vào sổ, về nhà bấm máy tính, viết hóa đơn tay, rồi nhắn từng khách. Khách hỏi lại "sao tháng này điện cao vậy", lại phải lật sổ. Có người chuyển khoản, có người trả tiền mặt, có người hẹn tuần sau.

EZRoom làm phần quản lý dãy trọ để việc này gọn hơn, chạy ngay trên điện thoại, miễn phí cho chủ trọ. Bài này nói rõ EZRoom làm được gì và chưa làm được gì, để bạn tự quyết có hợp với mình không.

Mở phần quản lý dãy trọ

Ảnh: Asurnipal, CC BY-SA 4.0, qua Wikimedia Commons (nguồn)

Bắt đầu: khai nhà và phòng một lần

Đăng nhập bằng tài khoản Google hoặc Facebook, không cần nhớ mật khẩu mới. Sau đó:

• Khai tên nhà, địa chỉ, giá điện, giá nước chung.
• Thêm danh sách phòng: tên phòng, giá, diện tích. Dãy nhiều phòng giống nhau thì dùng phần tạo nhanh nhiều phòng một lúc.
• Mỗi phòng có trạng thái Trống hoặc Đang thuê. Sơ đồ phòng cho bạn nhìn cả dãy trong một màn.

Một tài khoản quản lý được tối đa 5 nhà và 50 phòng.

Khách thuê và hợp đồng

• Lưu thông tin khách thuê, căn cước và người ở cùng. Ảnh căn cước lưu ở kho riêng, chỉ người quản lý nhà đó và chính khách đó xem được.
• Tạo hợp đồng từ hợp đồng mẫu, gia hạn, thanh lý, quyết toán tiền cọc khi khách trả phòng. Hợp đồng mẫu chỉ để tham khảo; bạn đọc lại và sửa cho hợp với nhà mình.
• EZRoom không có chữ ký điện tử. Bạn in hợp đồng ra để hai bên ký tay, rồi chụp bản đã ký lưu vào hợp đồng trong EZRoom để khỏi thất lạc.

Chốt số điện nước cả dãy

Đây là phần nhiều chủ trọ thấy đỡ nhất.

• Đầu kỳ bấm Mở kỳ, rồi nhập số mới của từng phòng trên một bảng cho cả dãy. Ô nào để trống thì bỏ qua, nhập sau cũng được.
• EZRoom tự lấy số cũ, tự trừ ra số đã dùng và tính thành tiền. Phòng trống không cần chốt.
• Phòng nào dùng tăng vọt so với bình thường sẽ có nhãn cảnh báo, để bạn kiểm tra rò rỉ hoặc gõ nhầm.
• Đồng hồ chạy hết vòng quay về số nhỏ (ví dụ từ 99.990 về 5), bạn chỉ cần nhập số mới, EZRoom tự hiểu là quay vòng.

Lần đầu dùng, bạn nhập "chỉ số đầu" cho từng phòng làm mốc. Chụp ảnh đồng hồ để làm bằng chứng ngay trong EZRoom thì chưa có, đang làm.

Hóa đơn cả dãy, có mã VietQR

Chốt số xong, vào mục Hóa đơn để tạo hóa đơn cho cả dãy một lần. Mỗi hóa đơn ghi rõ:

• Chỉ số cũ, chỉ số mới, số đã dùng, đơn giá, thành tiền cho điện và nước.
• Tiền phòng và các khoản phí bạn cài (rác, wifi, gửi xe…).
• Nợ kỳ trước, nếu có.

Bạn có thể thêm khoản phát sinh hoặc giảm giá trước khi phát hành. Hóa đơn đã phát hành thì không tự tính lại nữa, để số tiền khách thấy không đổi sau lưng họ.

Cài đặt nhà cho phép chọn:

• Giá điện, nước một giá hoặc bậc thang (khai tối đa 6 bậc). Nước tính theo đầu người thì một giá.
• Khách vào hoặc ra giữa tháng: tính tiền phòng theo ngày ở, hoặc theo tháng (dưới 15 ngày tính nửa tháng, từ 15 ngày tính đủ tháng).

Khi bạn cài tài khoản ngân hàng nhận tiền, hóa đơn có mã VietQR. Khách mở app ngân hàng quét mã, số tiền và nội dung chuyển khoản đã điền sẵn, ít sai sót. Tiền đi thẳng vào tài khoản của bạn; EZRoom không giữ tiền hộ.

Ảnh: Torsten Dettlaff, CC BY-SA 4.0, qua Wikimedia Commons (nguồn)

Gửi hóa đơn cho khách bằng cách nào:

• Khách đã vào app EZRoom thì xem hóa đơn và mã QR ngay trong app, ở phần dành cho khách thuê.
• Khách chưa vào app: bạn sao chép tin nhắn mẫu rồi dán vào Zalo, hoặc in hóa đơn ra.

EZRoom không gửi SMS hay Zalo tự động.

Ghi nhận đã thu và công nợ

• Khách trả tiền thì bấm Ghi nhận đã thu, chọn chuyển khoản hay tiền mặt. EZRoom có phiếu thu cho từng lần. Quét mã VietQR không tự báo đã nhận tiền; bạn xem tài khoản rồi tự xác nhận.
• Khách trả dư thì phần dư tự trừ vào hóa đơn kỳ sau.
• Mục Công nợ cho thấy phòng nào còn nợ, nợ bao nhiêu, tính đến lúc bạn xem.

Lời nhắc nợ viết sẵn theo 3 mức, bạn sao chép rồi gửi qua Zalo hoặc tin nhắn, khách đã vào app thì gửi qua app. Mức cao nhất là lời mời trao đổi trực tiếp. EZRoom cố ý không soạn câu dọa cắt điện, cắt nước hay đòi lại phòng, vì những câu đó dễ thành tranh chấp.

Tạm trú

Người thuê trọ cần được khai báo tạm trú. Mục Tạm trú trong EZRoom cho bạn thấy ai đang ở mà chưa khai, ai sắp hết hạn.

EZRoom chỉ nhắc và ghi lại. Việc khai báo bạn vẫn tự làm với công an khu vực hoặc trên cổng dịch vụ công, xong thì ghi ngày khai vào EZRoom để lần sau nó nhắc đúng hạn. Thủ tục và giấy tờ cụ thể, hỏi công an phường nơi có nhà trọ.

Những phần khác

• Sổ thu chi: ghi các khoản chi như sửa chữa, mua đồ, và thu khác ngoài tiền phòng. Cuối năm biết lãi lỗ.
• Báo cáo doanh thu, sao kê: xem theo tháng, có báo cáo năm để tham khảo khi khai thuế. Phần ước tính thuế chỉ để tham khảo.
• Sự cố và sửa chữa: khách báo hỏng hóc qua app, bạn theo dõi đã sửa hay chưa.
• Tài sản thiết bị: ghi đồ đạc đã mua cho từng phòng hoặc dùng chung, biết tổng tiền đã bỏ ra.
• Thông báo chung: gửi một thông báo cho cả dãy, ví dụ lịch cắt nước.
• Người quản lý cùng: mời người nhà hoặc người trông trọ cùng làm.

Phòng trống thì tự lên bảng tin

Khi bật Tự đăng phòng trống, phòng nào chuyển sang Trống sẽ tự thành tin trên bảng tin phòng trọ EZRoom, lấy sẵn ảnh, giá, tiện ích. Phòng có khách thì tin tự ẩn. Bạn không phải đăng lại từng lần.

Tin chỉ hiện tên đường, không hiện số nhà. Số điện thoại của bạn không hiện công khai; người thuê đặt lịch hẹn xem phòng, bạn nhận lịch thì họ mới thấy số. Cách này bớt bị gọi làm phiền và bớt môi giới gom số.

Phòng phải có ít nhất một ảnh, giá, diện tích và địa chỉ mới tự đăng được.

Chưa làm được gì

Để bạn khỏi bất ngờ:

• Chưa chụp ảnh đồng hồ làm bằng chứng trong EZRoom.
• Chưa tự đọc số từ ảnh đồng hồ.
• Chưa xuất file Excel.
• Không gửi SMS, Zalo tự động; không ký điện tử.
• Không giữ tiền cọc hộ, không làm trung gian thu tiền.

Bắt đầu thế nào

1. Mở phần quản lý dãy trọ, đăng nhập bằng Google hoặc Facebook.
2. Khai nhà và danh sách phòng.
3. Nhập chỉ số đầu cho từng phòng.
4. Cài tài khoản nhận tiền để hóa đơn có mã VietQR.
5. Cuối tháng: mở kỳ, chốt số, tạo hóa đơn, gửi khách.

Khách thuê ngày càng hỏi kỹ về tiền điện nước trước khi cọc, như trong bài Đi xem phòng trọ ở Đà Lạt: 12 điều cần xem. Hóa đơn ghi rõ từng số giúp bạn trả lời nhanh và giữ khách lâu hơn.